به گزارش خبرگزاری موج، یک لحظه این شرایط را تصور کنید: صاحب یک شرکت بزرگ و شناخته‌شده با تعداد زیادی کارمند هستید. امروز صبح مدیر یکی از بخش‌های سازمان شما، پستی در اینستاگرامش منتشر کرده. او در مورد یک موضوع سیاسی، دینی یا اصلا یک موضوع مرتبط با اکوسیستم، حرف‌های نامناسبی زده که از نظر خیلی از کاربران توهین تلقی می‌شود.

پست او دست به دست می‌چرخد و همراه آن نام سازمان شما. آن مدیر غیر از هویت شخصی، یک هویت سازمانی هم دارد و رفتارش در فضای مجازی، بیشتر آن هویت سازمانی را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

اگر به فکر پیشگیری هستید و می‌خواهید برای جلوگیری از وقوع چنین مشکلی راه چاره داشته باشید، باید به سراغ شیوه‌ نامه رفتار کارکنان در شبکه های اجتماعی (خط مشی رفتار کارکنان در شبکه های اجتماعی) یا social  media guideline  بروید. چیزی که در این مقاله به‌شکل جامع توضیحش می‌دهیم.

شیوه‌ نامه رفتار کارکنان در شبکه‌ های اجتماعی چیست؟

شیوه‌ نامه رفتار کارکنان در شبکه های اجتماعی یک فایل متنی است که شما به عنوان مدیر کسب و کار یا مدیر روابط عمومی یا یکی از مدیران شرکت تنظیمش کرده‌اید.

در این شیوه نامه، شما برای همکاران‌تان مشخص می‌کنید که در شبکه های اجتماعی چه رفتارهایی را بروز ندهند یا چه رفتارهایی را انجام بدهند. در کل هدف‌تان این است که با تنظیم این سند، یک خط مشی و راهنما در اختیار آن‌ها قرار دهید تا از به وجود آمدن مشکلاتی در آینده جلوگیری کنید.

چه جزئیاتی باید در شیوه نامه رفتار کارکنان منتشر کنیم؟

در اینجا ۳ تا از مهم‌ترین بخش‌های شیوه نامه رفتار کارکنان را آورده‌ایم. سایر بخش‌ها را می‌توانید در اینجا بخوانید:

ارتباط با شرکت

شامل مواردی است که باعث افزایش قدرت برند شما در شبکه های اجتماعی می‌شود. مثلا:

● همه نیروها موظف هستند، شبکه های اجتماعی سازمان را دنبال کنند.

● همه در معرفی خود در پروفایل، خود را به عنوان یکی از کارمندان این شرکت معرفی کنند.

● در انتشار پست‌های مرتبط با حوزه فعالیت سازمان، از هشتگ‌های اختصاصی برند استفاده کنند.

بایدها و نبایدها

علاوه بر توصیه‌های کلی، ممکن است بخواهید یک سری موارد دیگر هم در شبکه اجتماعی کارمندان رعایت شود. در واقع شما روی اجرا شدن و نشدن این موارد تاکید بیشتری دارید:

● نباید با برند رقبا چه در پیج آنها و چه در پیج خود درگیر شوند.

● در برابر نظر منفی کاربران در مورد برند، نظر بدهند/ندهند.

● زمان ارائه نظر در مورد یک موضوع، صرفا نظر خودشان را بیان کنند نه نظر شرکت را.

و…

ایمنی حساب‌ها

همان‌طور که ابتدای مقاله هم گفتیم، ممکن است انتشار یک پست نامناسب در شبکه اجتماعی یکی از کارمندان، برای برند شما مشکلات زیادی به وجود بیاورد. در این شرایط نیروهای شما باید حسابی حواس‌شان به امنیت حساب کاربریشان باشد تا مبادا کسی با هک کردن آن، برای شما و سازمان دردسرساز نشود. از جمله نکاتی که در مورد امنیت حساب می‌توانید در شیوه نامه رفتار کارکنان به آنها اشاره کنید، اینها هستند:

●  رمز عبور قوی برای حساب‌های کاربری خود انتخاب کنند.

●  رمزهای متفاوتی برای حساب‌های کاربری شبکه های اجتماعی مختلف اختصاص دهند.

●  حتما احراز هویت ۲ عاملی را فعال کنند.

●  هر از گاهی با بررسی بخش تنظیمات حساب اینستاگرام و دیگر شبکه‌ها، مطمئن شوند شخص دیگری جز خودشان به حساب دسترسی ندارد.

●  به هر شبکه اینترنتی متصل نشوند.

●  اپلیکیشن‌های موردنیاز خود را از سایت‌های نامعتبر دانلود نکنند.

یک نمونه شیوه نامه رفتار کارمندان

با توجه به نوپا بودن این موضوع در ایران، اجازه بدهید یک نمونه از این شیوه نامه رفتار کارکنان که شرکت اینتل برای کارمندان خودش منتشر کرده را در اختیارتان قرار بدهم. روی لینک زیر کلیک کنید، به انتهای همین مقاله در مجله نیوزباکس بروید، ایمیل خود را وارد کنید و شیوه نامه رفتار کارکنان شرکت اینتل را در ایمیل دریافت کنید: