بسته به شرایط تغییرات ممکن است در موضوع فعالیت شرکت، نام، عنوان، هیات مدیره، محل کار و... ایجاد شود. علاوه بر این ها ممکن است شرکت منحل شود که این موضوع هم باید ثبت گردد.

مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات

برای ثبت تغییرات شرکت باید صورتجلسه تغییرات را در سامانه ثبت کنید ابتدا باید مدارک لازم را آماده نمایید. این مدارک عبارتند از:

• کپی شناسنامه و کارت ملی تمامی شرکا و نیز اعضای هیات مدیره
• مدارک هویتی برای شریک جدید (در صورت وجود)
• مدارک هویتی برای شرکایی که از شرکت خارج می شوند (در صورت وجود)
• اساسنامه
• مشخص کردن درصد سهام شرکا ( بسته به نوع شرکت)
• کپی از روزنامه رسمی آخرین تغییرات

مراحل لازم برای به ثبت رساندن تغییرات

ابتدا باید مشخص کنید که تغییرات دقیقا از چه نوعی است و صورتجلسه مربط به آن را تنظیم نمایید.

• به سامانه irsherkat.ssaa.ir وارد شوید. صورتجلسه را در سامانه ثبت کرده و سپس متن آن و رسیدی که به شما تحویل داده شده است را به اداره ثبت واقع در محل زندگی تان بفرستید. دقت کنید که پاکت های ارسال به اداره ثبت، مخصوص خود این اداره و زرد رنگ می باشد.
• وقتی وارد سامانه می شوید، استان وشهر را مشخص کنید. سامانه از شما شناسه ملی شرکت را می خواهد که با وارد کردن آن به مرحله بعد می روید.
• اکنون باید نوع صورتجلسه را مشخص کرده و اطلاعات خواسته شده را تکمیل نمایید.
• در نهایت سامانه رسید پذیرش به شما می دهد که باید دو نسخه از آن را چاپ کرده و همراه با مدارک لازم به اداره مربوطه بفرستید.
• اکنون باید منتظر بمانید تا کارشناسان پرونده تان را بررسی کنند.

معمولا حدود 20 روز طول می کشد تا پرونده تان کاملا بررسی شود. در صورتی که همه مراحل به درستی انجام شده باشد با پرداخت هزینه های لازم، تغییرات در روزنامه چاپ شده و مراحل انجام کار به اتمام می رسد. دقت کنید که ثبت تغییرات موضوع مهمی است و هر گونه اشتباه درآن می تواند تمامی فعالیت هایتان را از نظر قانون زیر سوال ببرد. پیشنهاد می کنیم در این زمینه حتما با کارشناسان آگاه مشورت نمایید.

نحوه تنظیم صورتجلسه تغییرات

خب گفتیم که اولین کار این است که صورتجلسه تغییرات را تنظیم کنید. اما این کار چگونه انجام می شود؟

بسته به این که تغییرات در چه حیطه ای باشد صورتجلسه آن از طریق 3 نوع مجمع می تواند تنظیم شود. در ادامه در مورد هرکدام از این مجامع و کاری که انجام می دهند بیشتر توضیح می دهیم.

مجمع عمومی عادی

در این مجمع همه مدیران و سرمایه داران حضور دارند و معمولا از آن برای تصمیم گیری های مربوط به امور داخلی استفاده می شود. این مجمع هر ساله و قبل از رسیدن به ماه پنجم سال مالی، تشکیل می شود. برخی از اختیارات این مجمع عبارت است از:

• تصمیم گیری برای سیاست ها واهداف کلی شرکت در سال جدید
• تغییرات مربوط به اعضای هیات مدیره، شرکا و سمت هر فرد
• تصمیم گیری در مورد تغییر بازرس ها و وظایف هر یک
• بررسی ترازنامه و حساب سود و زیان و اخذ تصمیمات لازم در این زمینه
• مشخص کردن تکلیف سودهای به دست آمده از فعالیت شرکت
• مشخص کردن روزنامه کثیرالانتشاری که شرکت با آن کار می کند

مجمع عمومی فوق العاده

در این مجمع حداقل باید نصف تعداد سهامداران حضور داشته باشند. در مجمع فوق العاده تصمیماتی در زمینه تغییرات سرمایه، اساسنامه و انحلال شرکت اخذ می شود.

نکته مهم در مورد این مجمع این است که تصمیماتش وقتی مورد تایید قانون قرار می گیرد که حداقل دو سوم افراد حاضر در جلسه با آن ها موافقت کنند.

برخی از اختیارات این مجمع از قرار زیر است:

• تصمیم برای اضافه شدن شریک جدید
• تصمیم گیری برای تغییرات در اساسنامه
• تغییر در نام، موضوع و آدرس شرکت
• تصمیم برای انحلال شرکت
• تصمیمات مربوط به تغییر در میزان سرمایه
• تصمیم گیری در مورد بازرس، مدیر عامل و موارد مشابه
• تصمیم گیری در مورد سهام ممتازه
• تعیین تکلیف اوراق قرضه

مجمع هیات مدیره

این مجمع توسط اعضای هیات مدیره تعیین شده و می تواند حداقل برای مدت دو سال و حداکثر به مدت نامحدود فعالیت کند.

اختیارات آن عبارت است از:

• تعیین تکلیف بدهی ها و درآمد شرکت
• تصمیم گیری درباره معاملات و قراردادهای شرکت
• تصمیم گیری در مورد مدیران داخلی

انواع تغییرات شرکت

شرکت ها در طول حیات شان ممکن است با انواع مختلفی از تغییرات رو به رو شوند. این تغییرات می تواند شامل: انحلال، افزایش سرمایه، کاهش سرمایه و تغییر در موضوع فعالیت شرکت باشد.

هم چنین تغییر آدرس شرکت، ایجاد شعبه جدید، تصمیم گیری در مورد دارندگان حق امضاء، جا به جایی سهام، تغییر در اساسنامه، تغییر یا تمدید مدت فعالیت بازرسان و هر گونه تغییر درهیات مدیره جزء تغییرات مهم شرکت ها محسوب می شود.

انحلال شرکت

همان طور که گفتیم انحلال یکی از مهم ترین تغییراتی است که برای شرکت ها می تواند پیش بیاید. برای این کار ابتدا باید یک نفر را به عنوان مدیر تصفیه معرفی کنید. این فرد به تمامی کارهای لازم رسیدگی کرده و تقسیم دارایی ها را هم انجام خواهد داد.

افزایش سرمایه

یکی دیگر از تغییراتی که ممکن است برای شرکت پیش بیاید افزایش سرمایه شرکت است. ممکن است فعالیت شما به گونه ای پیش برود که برای پاسخگویی به نیازهای شرکت، نیاز به افزایش سرمایه داشته باشید. هیات مدیره و سرمایه داران افزایش سرمایه را پیشنهاد می دهند و شرکت برای انجام این کار اقدام می نماید. برای این کار باید سهام جدید منتشر شود یا مبلغ اسمی سهام موجود افزایش یابد.

کاهش سرمایه

در کنار افزایش سرمایه گاهی ممکن است به کاهش سرمایه نیاز داشته باشید. اگر شرکت در شرایط نامناسبی قرار دارد این کار می تواند به شما کمک کند و البته برخی اوقات در شرایط سود دهی هم کاهش سرمایه می تواند به نفع شرکت باشد.

اگر شرکت با توجه به ضررهایی که تجربه کرده مقداری از سرمایه اش را از دست داده، تا ضررهای وارده جبران نشود نمی تواند تقسیم سود را انجام دهد. در این جا با اعمال کاهش سرمایه سهامداران می توانند برای تقسیم سود اقدام کنند.

تمدید شرکت

تمید مدت فعالیت هم یکی از تغییراتی است که می تواند برای شرکت ها پیش بیاد. این تغییر بسته به نوع شرکت می تواند متفاوت باشد. مثلا شرکت های سهامی خاص برای این که بتوانند به فعالیت شان ادامه داده و در مناقصات و مزایدات شرکت کرده و پروژه هایشان را پیش ببرند باید هر دو سال یک بار برای وضعیت سهامداران و بازرسان تصمیم بگیرند. در مورد شرکت مسئولیت محدود چیزی به نام تمدید وجود ندارد زیرا این شرکت ها به صورت نامحدود فعالیت می کنند.