بدون وجود سیستم حضور و غیاب آنلاین پیگیری و نظارت در بخش منابع انسانی دشوار است چرا که در طول سال، نمایندگان منابع انسانی باید روزهای تعطیل، زمان بیماری و سایر انواع غیبت را در نظر بگیرند. در ادامه به اهمیت کنترل ورود و خروج و تاثیر آن بر مدیریت عملکرد کارکنان می‌پردازیم.

سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟

مدیریت حضور و غیاب را می‌توان به عنوان فرآیند نظارت و کنترل حضور و غیاب کارکنان و برنامه‌های کاری در داخل یک سازمان تعریف کرد. مدیریت ورود و خروج پرسنل به دلایل متعددی مانند رعایت مقررات کار، محاسبه دستمزد، پیگیری بهره‌وری کارکنان و غیره انجام می‌شود. در اصطلاح اساسی، مدیریت حضور و غیاب به روشی اطلاق می‌شود که منابع انسانی برای ردیابی زمانی که کارکنان خود در نظر می‌گیرند، استفاده می‌کنند.

دو نوع سیستم مدیریت حضور و غیاب اصلی وجود دارد: حضور و غیاب آنلاین و روش دستی

سیستم‌های دستی

سیستم دستی یک رویکرد سنتی است که در آن حضور و غیاب با ابزار فیزیکی ثبت می‌شود. معمولاً شامل برگه‌های ورود و خروج، کارت‌های زمان، یا ثبت حضور و غیاب است؛ این روش ساده است، اما می‌تواند زمان بر و مستعد خطا و دستکاری باشد.

سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین (مبتنی بر نرم افزار)

این رویکرد مدرن از نرم افزار و فناوری برای خودکارسازی نظارت و مدیریت عملکرد کارکنان استفاده می‌کند. از جمله این موارد می‌توان به سیستم‌های بیومتریک مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره؛ برنامه‌های کاربردی تلفن همراه و ... اشاره نمود.

این سیستم‌ها اغلب با نرم‌افزار حقوق و دستمزد یکپارچه می‌شوند، که آن‌ها را هم برای بخش منابع انسانی و هم برای بخش مالی شرکت مفید می‌سازند.

سیستم‌های مبتنی بر نرم‌افزار معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند ردیابی حضور و غیاب در زمان واقعی، محاسبه خودکار ساعات کار، درخواست‌های زمان مرخصی و مدیریت مرخصی و گزارش‌دهی دقیق هستند؛ استفاده از نرم افزار، کارآمدتر، دقیق‌تر و ایمن‌تر از استفاده از سیستم‌های دستی است.

اهمیت و مزایا مدیریت ورود و خروج پرسنل

از آنجایی که مدیریت حضور و غیاب اهداف مختلفی را دنبال می‌کند و تعهد به آن برای هر سازمانی باید مهم باشد.

برخی از دلایل ضرورت مدیریت حضور و غیاب به شرح زیر است:

دقت حقوق و دستمزد

محاسبه دقیق دستمزد و مزایای کارکنان به محاسبه ورود و خروج پرسنل بستگی دارد. مدیریت حضور و غیاب صحیح می‌تواند ساعات کاری کارمندان را به دقت ثبت کند.

تخصیص منابع

منابع انسانی می‌تواند از داده‌های حضور و غیاب آنلاین برای شناسایی نیروی کار ایده‌آل، تخصیص عاقلانه منابع و آماده شدن برای موقعیت‌ها و شرایط خاصی که ممکن است در سازمان رخ دهد، استفاده نماید.

مدیریت مرخصی

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب سازماندهی شده شامل مدیریت مرخصی است که درخواست مرخصی را برای کارکنان آسان‌تر می‌کند و نظارت مدیران را نسبت به مرخصی‌های کارمندان، تسهیل می‌کند.

پاسخگویی کارکنان

با مدیریت عملکرد کارکنان به این طریق، پاسخگویی کارکنان را برای حضور و ساعات کاری بهبود می‌بخشد.

ارزیابی عملکرد

اطلاعات حضور و غیاب ممکن است در طول ارزیابی عملکرد در نظر گرفته شود. رتبه‌بندی عملکرد یک کارمند می‌تواند تحت تأثیر حضور پیوسته در ساعات برنامه‌ریزی‌شده، قرار بگیرد.

حفاظت حقوقی

سوابق دقیق حضور و غیاب در صورت بروز اختلاف یا ادعای مربوط به مرخصی، اضافه کاری یا حضور کارکنان، به عنوان مدرکی قانونی برای حفاظت از حقوق سازمان و کارمندان تلقی می‌شود.

 کنترل هزینه

با کاهش اضافه کاری و غیبت‌های غیر مجاز، مدیریت حضور موثر به مدیریت هزینه‌های نیروی کار کمک می‌کند و کسب و کارها را قادر می‌سازد تا با دقت بیشتری هزینه‌های نیروی کار بودجه‌بندی کنند.

انواع سیستم حضور و غیاب آنلاین

سیستم‌های دیجیتال به طور گسترده‌ای در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفته‌اند، زیرا آن‌ها ایمن و خرابکاری آن‌ها را دشوار می‌دانند.

در زیر چندین نوع سیستم حضور و غیاب آنلاین آورده شده است:

اثر انگشت

همانطور که از نام آن پیداست، این یک سیستم حضور و غیاب است که برای ورود و خروج به اثر انگشت کارمندان نیاز دارد. نقطه قوت این سیستم این است که دستکاری آن آسان نیست. با این حال، این سیستم ممکن است اثر انگشت شما را زمانی که انگشتان خیس یا کثیف هستند تشخیص ندهد.

تشخیص چهره

تشخیص چهره پیچیده‌تر از سیستم اثر انگشت است. صورت و چشم انسان را بررسی می‌کند. اگر چهره شما با داده‌های داخل سیستم مطابقت داشته باشد، به این معنی است که با موفقیت وارد و خارج شده‌اید.

سیستم مبتنی بر پین

هر کارمند رمز عبور خود را خواهد داشت که می‌تواند به صورت اعداد یا حروف باشد. برای ثبت حضور خود، فقط باید رمز عبور خود را در سیستم وارد کنید.

سیستم مبتنی بر وب سایت

پرسنل باید به وب سایت دسترسی داشته باشد تا در یوزر خود برای اعلام حضور، وارد شوند. وقتی شرکت از این نوع سیستم حضور و غیاب استفاده می‌کند، فرایندی که باید طی شود: مرور وب سایت، وارد کردن نام کاربری و رمز عبور شخصی و ساعت ورود است.

ضعف سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب این است که به اتصال اینترنتی پایدار نیاز دارد، در غیر این صورت، حضور شما را ثبت نخواهد کرد.

کارت‌های مغناطیسی

کارمندان فقط باید کارت را روی دستگاه بکشند. پس از آن، اطلاعات حضور و غیاب به طور خودکار در سیستم ذخیره می‌شود.

سخن آخر

در این مقاله دریافتیم که سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین نقش مهمی در مدیریت کارآمد ورورد و خروج پرسنل ایفا می‌کنند و به بهبود مدیریت نیروی کار و بهره‌وری سازمانی کمک می‌کنند. از روش‌های دستی سنتی گرفته تا راه‌حل‌های پیشرفته مبتنی بر فناوری، سازمان‌ها طیف وسیعی از گزینه‌ها را بر اساس نیازها و الزامات منحصر به فرد خود انتخاب می‌کنند. البته که می‌دانیم که با گسترش تکنولوژی و رقابت جدی در بازارهای کسب و کار امروزه تقریبا روش‌های دستی منسوخ شده و اغلب سازمان‌ها از سیستم‌های مدرن و دیجیتالی برای مدیریت منابع انسانی خود استفاده می‌کنند.