به گزارش خبرگزاری موج به نقل از روابط عمومی فولاد مبارکه اصفهان ، این هفته در رصدخانه استراتژیک و آینده‌پژوهی، در راستای تحلیل‌های حوزه کسب‌وکارها به بررسی شرایط جدید حاکم بر کار می‌پردازیم. اصطلاحی به نام میز کار داغ در دنیا رواج پیدا کرده است. برای تشریح این مفهوم با ما باشید:

پس از همه‌گیری کووید، کارفرمایان به‌دنبال راه‌هایی برای تغییر شرایط کاری خود بودند، تا بتوانند محیط‌های کاری بهتری ایجاد کنند. آن‌ها تصمیم گرفتند در راستای پویایی هرچه بیشتر با فضاهای اداری سنتی خداحافظی کنند و به فضاهای کاری انعطاف‌پذیرتری روی بیاورند.

الزاماً همیشه نیاز نیست همه کارکنان در محل کار حضور  باشند یا ساعات ورود و خروج الزامی ثبت شود. وقتی کارمندی وظایف خود را می‌داند و به آن‌ها اشراف دارد، چرا نتواند آن‌ها را در خانه انجام دهد؟ این نگرش بود که بازار کار ترکیبی را بیش‌ازپیش داغ کرد. بااین‌حال دورکاری به روندی ۱۰۰ درصدی و مداوم برای کارمندان تبدیل نشد، ولی یک مفهوم به نام میز کار داغ (hot-desking) معروف‌تر شد. این روش که از دهه ۱۹۹۰ میلادی طرفداران خود را پیدا کرده بود، یک سیستم برای فضای کاری سازمانی است که در آن میزها توسط افراد مختلف در زمان‌های مختلف و به‌صورت موقت استفاده می‌شوند. به‌طور معمول، هدف به حداکثر رساندن کارایی فضاست. میز کارهای داغ را می‌توان در دفاتر خصوصی و یا فضاهای کار اشتراکی اجرا کرد. انعطاف‌پذیری مرتبط با میز کار داغ اغلب با افزایش نوآوری کارکنان مرتبط است، در حالی که از جنبه اجتماعی به‌عنوان راهی برای تشویق همکاری بین‌رشته‌ای در نظر گرفته می‌شود.

 این روش الهام گرفته از «تخت‌خواب داغ» است که در آن به‌منظور صرفه‌جویی در فضای کشتی‌های نیروی دریایی، تنها به تعداد ملوانانی که در هر شیفت استراحت می‌کنند، تخت وجود دارد.

مهم‌ترین مزایای میز کار داغ:
کاهش هزینه فضای اداری:
قبل از همه‌گیری کووید، املاک اداری در شهرهای بزرگ به‌قدری گران بود که فضای کم استفاده برای شرکت‌ها تنها در لندن سالانه 4 میلیارد پوند هزینه داشت. گاهی نیز به دلیل مرخصی‌ها، مأموریت‌های کاری یا موارد مشابه برخی از میزها خالی هستند. میز کار داغ این چالش را برطرف می‌کند و به کاهش هزینه‌ها می‌انجامد.

بهبود پیشنهاد ارزش کارمند (Employee value proposition: EVP):
کارمندان بیش‌ازپیش به مدل‌های کار ترکیبی علاقه نشان دادند. ایجاد فضاهای کاری متناسب با این تمایلات، شما را به یک کارفرمای جذاب تبدیل می‌کند.

افزایش بهره‌وری:
کارمندان می‌توانند متناسب با وظایف خود، میز خود را انتخاب کنند؛ اگر نیاز به محیطی ساکت‌تر دارند و یا باید با همکاران خود تعامل داشته باشند، دست باز آن‌ها در انتخاب مکان، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. کارمندان دورکار برای تنوع، تمایل به استفاده از این محیط‌ها را دارند تا فرسودگی شغلی‌شان را کاهش دهند. گاهی نیز سروصدای خانه از تمرکز آن‌ها می‌کاهد. در تمام این موارد، استفاده از میز کار داغ به آن‌ها کمک می‌کند بهره‌وری خود را افزایش دهند. مطالعه‌ای که توسط People element انجام شده است، افزایش 29 درصدی بهره‌وری و  53 درصدی افزایش تمرکز را برای کارمندانی که انعطاف‌پذیری کاملی در برنامه‌ریزی دارند، گزارش می‌کند.

ثمربخش‌تر شدن همکاری بین تیم‌ها
جدا کردن کارمندان از محل کار سنتی خود که معمولاً تمام افراد وظایف مشابهی دارند، به آن‌ها کمک می‌کند تا با افراد دیگر واحدها نیز تعاملاتی داشته باشند و شبکه ارتباطی خود را گسترش دهند. با افزایش گفتمان با افراد دیگر واحدها، کارمندان می‌توانند عملکرد خود را از زوایای مختلفی بررسی و نواقص را جبران کنند.

مرتب ماندن فضای کار:
میز کار به یکی از دارایی‌های کارمند تبدیل می‌شود که می‌تواند هرگونه می‌خواهد با آن رفتار کند، در فضای کاری با میز کار داغ، کارمند می‌داند که این میز تنها یک امانت است که برای مدت محدودی در اختیار اوست، در نتیجه همیشه میز را تمیز و مرتب نگه می‌دارد. برخی از شرکت‌ها حتی برای ارائه دستمال‌های ضدباکتری و ضدعفونی‌کننده‌های دست روی میزها تلاش بیشتری کرده‌اند تا این پیام را تقویت کنند که کارمندان موظف هستند در پایان روز میزهای خود را تمیز کنند. مطالعه‌ای توسط دانشگاه پرینستون نشان داده است که وقتی شرکت‌کنندگان بی‌نظمی‌ها را از محیط خود زدودند، تمرکز افزایش و بهره‌وری نیز افزایش می‌یابد.

انعطاف‌پذیری کارفرمایان:
کارفرمایان می‌توانند با محدودیت‌های کمتری به استقبال متقاضیان کار بروند، زیرا دیگر در مورد میز خالی کارمند خود در مواقعی که سرکار حاضر نیست، نگرانس ندارند.

شرکت Envoy که به سازمان‌ها در طراحی محیط کار و کار ترکیبی کمک می‌کند، یک پلتفرم برای میز کار داغ توسعه داده است. طبق اظهار این شرکت از ماه می تا آگوست سال ۲۰۲۱ میلادی، تعداد شرکت‌هایی که به‌طور فعال از پلتفرم Desks استفاده می‌کنند بیش از ۷۰ درصد رشد داشته است و تعداد کارمندان فعال (کسانی که یک یا چند میز رزرو دارند) تقریباً سه برابر شده است.

 امکان رزرو یک میز کار داغ در یک لحظه به کارمندان در انعطاف‌پذیری کمک می‌کند. اگر فردی در آخرین لحظه تصمیم بگیرد که به محل کار برود، می‌تواند بدون هیچ زحمتی مکان موردعلاقه خود را رزرو کند. با توجه به تجزیه‌وتحلیل داده‌های پلتفرم Desks، این کار نه‌تنها باعث صرفه‌جویی در وقت کارکنان و مراحل اضافی می‌شود، بلکه تعداد رزرو میز را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. تا پایان آگوست ۲۰۲۱، بیش از یک‌سوم شرکت‌هایی که از میز کار داغ استفاده می‌کردند (۳۶%) از کارکنان خود خواستند که برای رزرو میز به محل کار مراجعه کنند. در نتیجه، رزرو میزها به‌شدت افزایش یافت. در ژوئن ۲۰۲۱ میلادی، ۴ درصد از رزروهای میز با تحویل حضوری انجام شد در حالی که این رقم تا پایان آگوست همان سال به ۲۴ درصد افزایش یافت.

معایب میز کار داغ:
برخی از کارمندان ممکن است هنگامی که بر محیط خود کنترل ندارند، احساس سردرگمی کنند.

برخی نیز علاقه دارند که میز خود را با قاب عکس یا گلدان شخصی‌سازی کنند، میز کار داغ این امتیازات را سلب می‌کند. سروصدا و تعامل با افراد جدید شاید برای برخی خوشایند نباشد. ممکن است این فضا برای افراد توان‌خواه تجهیزات ارگونومیک را فراهم نکند. ارتباط‌های جدید برای برخی از افراد سازنده و برای برخی دیگر آزاردهنده است.. بنابراین تصمیم در مورداستفاده از مفهوم میز کار داغ در سازمان یک تصمیم چندوجهی است که باید تمام جوانب در نظر گرفته شود.