​به گزارش خبرنگار فرهنگی خبرگزاری موج، پیش از ظهر امروز یکشنبه ۲۷ تیر با حضور مظفر پاسدار شیرازی، معاون توسعه مدیریت و منابع، علی رضا انتهایی مدیرکل پردازش منابع دیجیتال، علیرضا بدرلو رئیس گروه اسناد الکترونیک سازمان اسناد و کتابخانه ملی و فرزاد دادرس مدیر کل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی نشست خبری طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور) در اندیشگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی برگزار شد.

در ابتدای این نشست رسانه ای معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی درباره به اشتراک گذاشتن طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور) با تاکید بر قدیمی بودن قوانین، اظهار داشت: ما نسبت به نگهداری اسناد گذشته بیشتر از امروز دغدغه بیشتری داریم. اگرچه حدود ۲۰ سال است که سامانه اتوماسیون اداری وارد دولت شده است و بخشی از مکاتبات توسط سامانه ها به گردش در می آید و مدیریت می شود و اگر دیروز پرونده فیزیکی باید ثبت می شد امروز باید در سامانه بارگذاری شود. اما در این سال ها برنامه مشخصی برای حفاظت این اسناد الکترونیکی وجود نداشت؛ بلکه همان قانونی که نیم قرن پیش و سال ۴۹ برای نگهداشت اسناد در مجلس شورای ملی تصویب شده بود را ما به عنوان پشتوانه حفظ اسناد الکترونیک می دانستیم در حالی که باید جزییاتی برای آن در نظر گرفته می شد که نشد.

مظفر پاسدار شیرازی با تاکید بر اینکه سامانه های اسناد الکترونیک منحصر به سامانه های مکاتبات اداری نمی شود تشریح کرد: در هر دستگاه، مبتنی بر وظایف امروزش، یک سامانه اختصاصی جایگزین مکاتبات دیروز می شود. بر همین اساس نیاز بود که برنامه جامعی تعریف شود و سپس ذیل آن برنامه، یک پروژه تعریف کنیم و بعد آن را به صورت قانونی تصویب کنیم. اولین اقدامات در این زمینه از سال ۹۶ آغاز شد و بر همین اساس استاندارد خدمات ضروری و شیوه نامه اجرایی تدوین و در نهایت یک شیوه نامه فنی تدوین شد.

وی تدوین استانداردهای لازم و بانک رده بندی فعالیت دستگاه های اجرایی در دو بخش عمومی و اختصاصی را یکی از زیرپروژه های این برنامه دانست و گفت: سعی کردیم این پروژه را در قالب یک زیر پروژه در شورای عالی فناوری اطلاعات به تصویب برسانیم. دستورالعمل اجرایی آن ۲۲ مهر ماه سال ۹۹ به تصویب رسید و ابلاغ شد. این دستور العمل یک سری تکالیف را در اختیار دستگاه ها قرار داده است مثلا ۲ وظیفه برای وزارت ارتباطات، ۴ وظیفه سازمان استخدامی، یک وظیفه سازمان اسناد و یک وظیفه سازمان صمت و ۶ وظیفه برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی تدارک دیده شده است. به عنوان مثال پیاده سازی امضای الکترونیک ذیل این برنامه است که بر عهده وزارت صمت هست.

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی اظهار داشت: طبق دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی موظف به ایجاد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با نام سماد شده است. این سامانه اصول حاکم بر مدیریت اسناد از قبیل دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل اسناد را منطبق با استانداردهای لازم روی اسناد الکتروینکی اعمال می‌کند. طبق این مصوبه اسناد الکترونیکی به اسنادی گفته می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره شوند. سازمان اسناد و کتابخانه ملی باید پس از ایجاد این سامانه نسبت به ایجاد و استقرار آن و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی، پس از ابلاغ این مصوبه اقدام کند.

وی افزود: همچنین پیگیری و پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد اسناد الکترونیکی در دستگاهای اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت‌الکترنویکی و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر در یک دوره زمانی ۱۵ ماهه پس از ابلاغ این دستورالعمل نیز برعهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی گذاشته شده است.

مظفر پاسدار شیرازی در توضیح تفاوت فرآیند مدیریت اسناد پیشاالکترونیک و الکترونیک تشریح کرد: در دوره پیشا الکترونیک به این شکل بود که وقتی مکاتبه ای انجام می شد، مراحل گردش مکاتبات، بایگانی جاری، بایگانی نیمه طی می کرد و در نهایت مرحله بایگانی راکد می شد. هر مکاتبه بسته به موضوع و دستگاه مربوطه گردش در می آید ارزشیابی می شود و تنها دستگاهی که می تواند ارزشیابی کند، سازمان اسناد و کتابخانه ملی و شورای اسناد ملی است و در نهایت شورای فرا قوه ای زمان پایان هر مکتوبه کشور را اعلام می کند.

وی با بیان اینکه همین فرایند در حوزه اسناد الکترونیک بهتر مدیریت خواهد شد گفت: در شکل الکترونیک اسناد، فهرست نویسی می شوند و در اختیار مردم قرار می گیرد؛ حتی نوع شماره گذاری سند بر اساس مصوبه شمس است یعنی کدگذاری و شماره گذاری و استانداردسازی تولید مکتوبه فرایندهای نگهداری آن را آسان سازی می کند که اگر استاندارد تولید نشود، ساماندهی آن چالش های بیشتری را به دنبال دارد. در حالت استاندارد حوزه اسناد الکترونیک به محض اینکه نامه ای نوشته می شود بخش عمده ای از اطلاعات تفکیک و جای گذاری می شود، و تلاش می شود سند استاندارد و مرتب سازی شده در جای خودش قرار بگیرد.

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی تاکید کرد: در اجرای این فرایند می توانیم از ظرفیت هوش مصنوعی و بلاک چین کمک بگیریم؛ فعال شدن زنجیره بلاک چین روی اسناد به محفوظ ماندن سند الکترونیکی کمک می کند.