به نقل از واحد رسانه روابط‌عمومی و امور بین‌الملل هلدینگ پتروپالایش اصفهان، نرم‌افزار «جیرا» از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه است که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای مدیریت و ساماندهی فرآیند پروژه‌های خود از آن بهره می‌برند.

 هلدینگ پتروپالایش اصفهان پیش از این، نرم‌افزار جیرا را برای کنترل پروژه‌های خود مورداستفاده قرار می‌داد، اما افزایش توان مهندسی و اجرای پروژه‌های جاری در هلدینگ، شرکت پتروپالایش میرداماد صفه را بر آن داشت با تشکیل کارگروهی، گام نخست را برای ارتقای جیرا و توسعه عملکردی این نرم‌افزار پرکاربرد در حوزه اسناد مهندسی بردارد.

حامد قنادی، رئیس واحد طراحی و توسعه نرم‌افزار هلدینگ پتروپالایش اصفهان در گفت‌وگو با روابط عمومی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه درباره فرآیند ارتقای نرم‌افزار جیرا گفت: این نرم‌افزار پیش از این برای مدیریت مستندات پروژه SAP استفاده می‌شد، با توجه به بررسی‌های بسیاری که درباره نرم‌‌افزارهای ایرانی و خارجی موجود در بازار انجام شد به این نتیجه رسیدیم که جیرا نرم‌افزاری است که امکانات گسترده‌تر و امکان تغییرات بیشتری دارد.

وی افزود: از آنجایی که با نرم‌افزار جیرا، سامانه مستندات SAP را راه‌اندازی کرده و مباحث پشتیبانی را دنبال می‌کردیم، همچنین برای ارتباط با سایر سازمان‌ها، گردش کار را در جیرا راه‌اندازی کردیم، نتیجه گرفتیم که می‌توانیم در این نرم‌افزار گردش‌کارهای مختلفی داشته باشیم.

رئیس واحد طراحی و توسعه نرم‌افزار هلدینگ پتروپالایش اصفهان ادامه داد: این نرم‌افزار در زمینه مستندات و گردش کار مربوط به پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرد، با توجه به اینکه گردش کار مستندات در روش فعلی، براساس محدودیت‌های روش کاغذی و استفاده از اکسل انجام می‌شد، نیاز به ارتقای جیرا از سوی هلدینگ نیز مطرح شد و بر آن شدیم که با اعمال تغییرات در زمینه کدنویسی و پیکربندی، نرم‌افزار را ارتقا داده که در این خصوص همکاری مناسبی بین هلدینگ پتروپالایش اصفهان و شرکت پتروپالایش میرداماد صفه صورت پذیرفت.

وی درباره روند انجام کار بیان کرد: در ابتدای کار مقداری تفاوت دیدگاه وجود داشت، اما از آنجا که شرکت پتروپالایش میرداماد صفه از گردش کار پروژه‌های نفتی تبعیت می‌کرد، بنابراین طی بررسی‌ها و جلسات مختلف به راهکار مشترک رسیدیم که با مکانیسم مشخص و دقیقی، این سیستم پیاده‌سازی و اجرا شود.

قنادی در ارتباط با مزایای این پروژه اظهارکرد: قبل از استقرار این نرم‌افزار، مستندات پروژه‌ها در سامانه نرم‌افزاری شرکت‌های مجری یا پیمانکار قرار می‌گرفت، بنابراین با دو مشکل روبه‌رو بودیم، نخست اینکه از امنیت اطلاعات روی سرورهای آن‌ها مطمئن نبودیم و دوم اینکه اگر قرارداد با یک شرکت پیمانکار به هر دلیلی خاتمه می‌یافت یا فسخ می‌شد، به آخرین نسخه مستندات دسترسی نداشتیم مگر اینکه همه مستندات را در سیستم‌های داخلی نیز ذخیره می‌کردیم، لذا ممکن بود مستنداتی به روز شده باشد، اما آن را در شبکه داخلی خود به روز نکرده باشیم؛ اما با بهبود نرم‌افزار و توسعه آن، همه ارکان پروژه به آخرین نسخه مستندات دسترسی خواهند داشت.

وی اظهار کرد: در روش قبلی بخشی از گردش ارجاعات روی سامانه داخلی پالایشگاه قرار داشت و بخشی روی سامانه نرم افزار مجری، یعنی مدیران و کارکنان پروژه در مکاتبات نیما گردش را پیگیری می‌کردند، اما با این روش، هر دو طرف متعهد می‌شوند که آخرین کامنت‌های یک سند را روی همین بستر لحاظ کنند که می‌تواند از بروز مشکلات در آینده جلوگیری کند.

نرم‌افزار جیرا گامی اساسی در جهت یکپارچگی و مدیریت پروژه است

همچنین در این پیوند کارشناس مرکز مدیریت اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه در ارتباط با ضرورت ارتقای نرم افزار جیرا عنوان داشت: واحد مهندسی به‌منظور کنترل، گردش کار و ارائه گزارش و مستندات پروژه ها، نیاز به یک بستر امن با سطح دسترسی راحت و سریع داشت تا بتواند نظارت کافی روی آخرین مدارک و مستندات فنی را داشته باشد.

رضا علی‌اکبری افزود: با همکاری واحد اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه و واحد توسعه سیستم های هلدینگ پتروپالایش اصفهان ، فرآیندهای لازم جهت بهینه سازی اسناد مهندسی در این نرم‌افزار پیاده شد که قابلیت ها و نیازهای مدیریت اسناد را ارتقا بخشد. از مزایای بهبود عملکرد این نرم‌افزار می‌توان به کاربرپسند بودن، شخصی‌سازی، تغییر محیط کاری و بررسی گزارشات موردنیاز کاربر نام برد.

اکنون با ارتقا و بومی‌سازی نرم‌افزار جیرا می‌توان به مواردی مانند سرعت بالا برای اتصال، آپلود و دانلود فایل‌ها، صدور آسان ترانسمیتال، امکان جستجوی پیشرفته، تشخیص میزان پیشرفت پروژه به‌صورت لحظه‌ای و بارگزاری مجزای فایلها بصورت PDF و NATIVE با سطح دسترسی بالا اشاره کرد. همچنین روند گردش مدارک به‌صورت خطی است که امکان ارجاع اشتباه را تقریباً به صفر می‌رساند.

  کارشناس مرکز مدیریت اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه با بیان اینکه نرم‌افزار جیرا دارای محیطی امن و یکپارچه برای کنترل فعالیت‌هاست که می‌تواند در آینده به انجام مکاتبات، صورتجلسات و خرید محصولات یا خدمات نیز کمک کند که هدف آن ارتقای هرچه بیشتر و رشد فرآیندها در بستر بهترین مکانیسم‌های فنی است.